原标题:Financial Management Basics for NGOs

作者:Samina Khushi

编译/Lynn

*内容仅代表原作者观点

 

财务管理对于任何组织的成功都是至关重要的。在商业领域,任何一家成功的企业都会设立专属部门来负责管理公司账目、密切关注自己的财务状况,从而在正确的时间做出正确的决定。而在非营利领域,一些组织却不认为财务管理是优先事项,也缺乏足够的财务知识,更不必说具备清晰的财务规划和适当的财务管理体系。诚然,这些令人敬佩的组织会竭尽全力地开展各种救助项目,但他们在这一过程中却没有对财务控制给予足够重视。这种做法会使非营利组织更容易遭受经济损失,同时由于缺乏适当的后备计划和资金,这些组织也会失去应对资金危机的能力(比如这次新冠疫情)。

 

非营利组织应该认识到,财务管理至关重要,非营利组织的负责人们有责任采取必要措施进行风险管理、资源调动和预算编制,并以可持续的方式管理资金。

 

 

财务管理对非营利组织的重要性

 

作为一个非营利组织,你可能会认为你的首要任务是致力于社会服务而不是财务管理。但问题是,除非你的财务和资金得到有效管理,否则你没法实现你关于社会服务的愿景。对于非营利组织来说,二者的关系不能被割裂,优化财务规划和管理正是为了更好服务于组织的总体目标,比如:

 

对捐赠者负责:大多数非营利组织完全依赖捐赠资金,因此需要对所有捐赠者和资助方负责。有了适当的会计制度,组织就可以跟踪支出,并及时提交报告。这将增强组织和捐赠者之间的信任感,增加组织继续获得持续支持的机会。此外,适当的财务制度也将有助于非营利组织保存财务报告,并按照要求向监管机构公开其全部开支。

 

确保未来:任何组织目前的财务状况都可能会决定其未来的发展。同样,非营利组织也应该选择可持续地利用资金,拥有安全感以及为未来做好准备是非常重要的。

 

 

消除欺诈和盗窃:非营利组织的目标是高尚且远大的,但这并不代表行业里不存在滥用资源、欺诈和盗窃等不良行为和非法行为(实际上这种事情相当普遍)。为了尽量减少错误和资源滥用,非营利组织要设置严格且强制性的检查,这就意味着必须要有完整的财务计划、协调和控制机制。

 

作出富有成效的决定:有了健全的财务管理,非营利组织可以在资源分配、筹资、资金调动和其他事务方面作出更富有成效的决定。良好的决策能力可以让你在正确的地方投入正确的资金,从而使资金得到有效和最佳的利用。

 

实现目标:每个非营利组织都要遵循一套与其总体目标相关的制度和程序,管理层作出的每一项决定都是为了成功地实现这些既定目标。而如果没有金融财务相关的部门,组织及其员工就将难以达到其目的。

 

提高可信度:财务管理是一个和技巧和策略有关的问题,凭借卓越的财务管理,非营利组织可以提升自己的形象,从而提升组织价值,赢得良好声誉,并使组织更具可信度和可靠性。

 

加强筹款效果:大多数非营利组织仅靠资金生存,良好的财务制度管理有助于加强筹资,使人们(特别是负责筹款的员工)更全面地了解现有资金情况,并设置合理的筹款目标金额。

 

 

制定财务制度的程序

 

制定财务制度需要时间、精力和资源,不同组织规模所需的时间会有所不同,可能需要10天到几个月不等。财务制度通常是通过一系列集思广益的会议来共同制定的,理想情况下,财务制度的制定应该分为以下几个阶段:

 

评估需求:制定制度的第一步是了解目的。非营利组织制定的财务制度需要解决具体的需要或目标,明确目标将为制定全面制度奠定坚实的基础。因此,评估需求是财务制度制定过程中最重要的阶段。

 

确定关键角色和职责:一旦你确定了制度目的,就是时候根据专业知识来确定财务制度中的重要角色和职责了。在这个阶段,组织要根据个人、部门、小组委员会或工作组等各种组织结构和职能,对关键人员进行职责分配。(这也有助于对财务活动的范围及其背后的各层级负责人进行归类。)

 

 

收集信息:在制定制度时,你需要收集有关财务资源、资产和其他可用财务数据的相关信息。所有这些数据都应该被汇集、分析,然后用于制定初步的财务制度。除了组织内部的信息,你还应该从市场上收集各类可用信息,它们将反映当前的行业环境、各种市场影响因素,这些外在因素也可能会影响或有助于制定组织财务制度。

 

起草制度:一个好的制度文件是给人看和操作的,其特征是公平、实际和可理解、可接受,要采用结构化的方法去列出内容,但注意制度文件的语言必须简单,不要滥用“行话”,更不要将文档过度复杂化。

 

与适当的利益相关方协商:在准备好第一个草案之后,最好让利益相关方参与进来,这里说的可以是任何人,包括可能对制度所述活动产生积极/消极、直接/间接影响或受到其影响的个人和组织。理想情况下,利益相关方和制度决策方应该有机会坐在一起讨论财务制度的种种潜在影响。

 

最后确定/批准制度:在与利益相关方协商后,制度文件需要进行几轮修改调整,然后由管理层批准。相关管理人员在批准该制度的同时,要反复与财务主管讨论该制度的所有细节,以确保该制度能够真正有效落地。

 

考虑其他辅助程序:无论是内部制度还是外部制度,都需要制定对应的支助型程序,这些程序可以用来为执行制度提供明确的指导。

 

执行:制度确定后,管理层要向工作人员和志愿人员提供适当的培训和指导,以支持和提高他们执行制度的质量。

 

监督和审查:为了确保财务制度以最好的方式得到执行,组织要对制度本身进行不断监督、审查和修订。监测系统和报告程序要便捷和灵敏,如果发现制度在某些部分存在漏洞,则需要根据相应流程对该制度进行微调。

 

 

财务管理涉及的人员及责任

 

理事会成员:作为任何非营利组织的最终权威,理事会在财务方面上发挥着主导作用。虽然他们可能无法亲自编制财务报告,但他们必须确保一切财务工作按适当的顺序进行。将具有财务管理经验的个人(如前银行家、会计师、财务经理等)纳入理事会将有助于提升理事会的财务监管能力。

 

财务负责人:除了监督职能外,财务负责人还应履行以下职责:

 

 

  • 确保所有交易都得到适当核算;
  • 管理银行账户,监督各办事处之间的资金转移;
  • 授权工资单和其他付款;
  • 以提供相关财务信息的方式,协助和指导理事会在预算编制、向捐助者提供账目和其他决策活动期间的工作。

 

行政负责人:行政负责人一般有三重职责:财务、人力资源、行政和后勤,是一个和财务有交叉的职位。在大型组织里,财务和行政是由不同人员担任的,中小型组织中这两个职能很可能合并。

 

 

 

制定财务制度前要问的重要问题

 

由于财务制度的设计、起草和制定会耗费大量时间,制定者和决策者必须先考虑好最重要和最相关的因素以及方向再开始投入精力。以下是国际财务制度策略师总结的一些问题,回答这些问题有助于整个组织对其财务建立更清晰的认识,然后确定制度中要重点设计的内容有哪些,以及需要纳入的新事物是什么(如果有的话)。

 

 

Q1:本组织在财年开始时是否有理事会批准的预算?(在起草财务制度时,预算是最重要的考虑因素之一。预算决定并帮助规划全年的支出。如果非营利组织在财年之前或之初有理事会核准的预算,那制度制定的方向也会更加明确。)

 

Q2:组织财务目标是否在预算编制之前就已确定?

 

Q3:预算编制是否按项目/职能进行,是否包括收入预算和费用?(人们需要对开展不同项目所需的实际费用有适当的了解,预算编制过程会影响各个项目组的工作计划。)

 

Q4:预算过程是否包括为间接费用提供资金的战略制定?(如果预算没有界定间接费用,比如管理费用方面的内容,那就需要用财务制度来解决这个问题。)

 

Q5:本组织是否会进行年终预测?

 

Q6:组织是否有评估资金渠道的程序?(如果组织有这种评估,财务制度必须明确界定这样做的流程,从而界定筹款渠道背后的目标。)

 

Q7:组织每隔多久向理事会提交一次报告?(在起草财务制度时必须考虑或者明确这个时间间隔,这可以帮助理事会评估组织的总体业绩和工作进展。)

 

Q8:组织是否需要使用仪表板来突出关键指标性能?(仪表板是选定的关键绩效指标的直观表示,决策者可以通过仪表板了解组织目前的发展情况。如果组织没有设置过相关指标,那么设立财务制度时就必须针对这些重要需求进行说明。)

 

Q9:组织何时预测年终财务情况?

 

Q10:财务人员对自身工作的职责有适当了解吗?

 

Q11:财务人员是否接受适当的培训和指导?

 

Q12:财务人员了解组织目标和目标吗?(由于财务制度只针对组织的财务方面,因此一些财务人员往往会忽略大局,以至于在某些情况下形成僵化的工作方式,间接阻碍项目发展。理想情况下,应以明确传达组织目标和财务目标的方式制定制度,以便财务工作人员能够清楚地了解组织的总体目标以及财务制度与目标的互利关系。)

 

Q13:财务办公室是否保留重要事件和活动的年度日历?

 

Q14:组织是否具有基础财务工作流程?(财务工作流程旨在最大限度地减少手动数据输入、对纸张的依赖和重复工作,以提高业务的效率和可靠性。)

 

 

原文来源:

Financial Management Basics for NGOs 

 

*为保持文章连贯性,编译过程中有删减