文/Lynn

 

志愿者是公益组织最重要的支持性资源,他们可以以各种身份为组织服务。他们为公益组织打造正面形象,帮助组织更好的介入社区,更多的接触外部资源,还能为专业公益人们提供全新的见解。当然还有最重要的,他们帮你省了好多钱。

 

志愿者不是公益组织的员工,但这并不代表我们可以不投入精力去对志愿者进行管理。志愿者和捐赠者一样,他们会根据公益组织的表现来做出参与程度上的选择,他们也希望从公益组织身上得到良性的反馈。一个成功的志愿者管理项目可以创造优质的运作环境,培养组织和志愿者之间的互利关系。而如果缺乏相应的管理模式,公益组织就很可能无法招募和留住这种重要的人力资源。所以,需要志愿者的公益组织要学会建立适当的志愿者管理和监督系统,在确保志愿者能为组织带来效益的同时,也让他们感到满意和快乐。

 

进行志愿者管理首先要明白一个概念:志愿者生命周期(Volunteer Life-Cycle,VLC)。这个周期包含6个环节,分别是识别、招募、破冰、参与、发展、认可和留存(当然你也可以更简略的理解为是“受到招募-进行参与-体验评估”),在每个环节,公益组织都要有所设计和监督,随时结合反馈进行优化,从而延长生命周期或者让这个周期实现良性循环。

 

以下是一些关于志愿者管理的建议:

 

一、想清楚招募志愿者的理由

 

招募志愿者有时候就像是在招新员工,招募之前,公益组织必须首先讨论以下问题:

  • 为什么你的组织需要志愿者?
  • 你需要志愿者完成哪些任务?
  • 你的组织将如何支持这些志愿者?

这一基本步骤可以为公益组织中的志愿者管理政策奠定坚实的基础,盲目招募志愿者是非常有风险的,因为你很可能只有一次机会来培养志愿者对组织的认可度,在没有想清楚让志愿者做什么以及你能和他们交换什么的情况下,你的志愿者就很可能兴致勃勃地来然后垂头丧气地离开。

 

在做讨论的时候,除了组织职工,还应该邀请所有既有的志愿者共同参与,不管是还在参与组织活动的还是已经退出的。这种讨论可以让你在维护和现有志愿者的关系的同时发现很多潜在的问题。

 

 

二、一个清楚的招募流程

 

不要把志愿者当成打杂的,公益组织要学会对志愿者进行定位,帮助他们找到适合自己的位置——这就是为什么你要先自己搞清楚组织的需求点在哪里的原因,如果你都不知道自己为什么要招募志愿者,那也就不可能给志愿者找到合适的参与方式了。

 

想要进行志愿者定位首先需要公益组织自己经过讨论分析后,制定一个清晰的志愿者工作描述和有效的招聘流程,特别是不要只写一些诸如"加入我们的伟大事业"或者"帮助我们改变世界"之类的口号,要讲清楚具体、可操作的参与方式。

 

 

三、为志愿者进行能力匹配

 

让一个优秀的摄影师去帮忙搬砖是一种严重的浪费行为。公益组织最好在志愿者填写登记表的时候就问一些问题并请他们分享个人信息,并把这些信息(以及任何后续数据)存档到志愿者管理数据库中,包括他们报名的动机、他们拥有的技能,以及他们想要得到什么回报。这不仅能够帮助组织找到更匹配某个具体志愿任务的人,还能够在后期实现定向邀请,也就是通过主动向潜在志愿者提供符合他们兴趣和技能的机会,增加他们参与的机率。

 

顺便一说,虽然一般来说我们都绝对不会想把热心志愿者拒之门外,但也不建议大家来者不拒,“十动然拒”也是一种需要保留的措施。如果一个报名的志愿者确实不适合ta所申请的这个项目,那公益组织可以和ta沟通,为ta找到其他任务,或者等有更合适的机会时再邀请ta参与。勉强参与不仅会导致项目效果不佳,也会给对方带来不愉快的体验,最后两头都不落好。公益组织应该寻求找到能对组织产生多年积极影响的志愿者,而不是仅仅着眼于那些能够临时补缺但不可持续的志愿者。

 

 

四、为志愿者提供充足的信息

 

筛选出合适的志愿者后,公益组织需要为他们举办情况介绍会或类似的说明会。对那些带着想象前来的志愿者来说,知道他们正在进入公益组织或者某个公益项目的什么阶段是一个很重要的过程。提供充分的信息可以建立信任关系,同时也可以帮助志愿者在开始志愿服务时感到更加自信和自然,因为他们不仅仅是你组织的“外援“,更是你组织的一部分。

 

 

五、为志愿者制定目标并进行激励

 

志愿者需要激励,而激励并不仅仅是“你真棒“。公益组织要学会给志愿者制定适当的、可达成的目标,然后围绕目标进行精准表扬。当你激励他们时,你要能准确说明他们通过付出自己的时间究竟帮助组织完成了什么,而他们的努力又到底在多大程度上为一个社会问题或者一个社区做出了贡献。当他们的心里被植入了一个进度条或者成就榜,他们就可能有了自发的持续动力,并更有可能再次成为你的志愿者。

 

 

六、对志愿者进行投资

 

记住,志愿者都应该从公益组织那里获得一些资源或福利回报,那些表示不需要的志愿者只是自身比较慷慨,这不是你去忽略这个环节的理由。公益组织要去了解志愿者的兴趣,以便为他们提供他们需要的东西。这是一种投资行为,会让组织和志愿者之间的双向关系变得更加健康和活跃。

 

以下是公益组织可以提供的一些志愿者资源类型:

 

  • 获得新技能或工作经验
  • 建立新的连接和网络
  • 大学或者入职推荐信
  • 学校或工作的志愿工作实践证明

技能培训和社交网络这两项会对留住志愿者起到关键作用。公益项目大多需要综合技能,这些技能和经验值得向志愿者去输出,得到辅导的志愿者会提高参与积极性、会成为你的深度伙伴,甚至会成为你的未来职员。在这个过程中,你也会树立起自己组织的形象,以及改变人们对“公益“的理解——我们并不是一个总是需要别人“施舍“的存在,我们有自己的理念和技能体系,有时候能力要求还不低。志愿者可以向我们学习很多他们想不到的东西,在付出精力帮助别人的时候,他们也会得到帮助,这种体验可以让他们更好地理解整个公益行业。

 

另外就是要在志愿者中建立社群意识。志愿者应该彼此有联系,而不仅仅是都单线与组织联系。在线沟通在建立人际网络方面是有帮助的,但也不要因此放弃传统的互动——线下亲自参与。召开一个会议,组织一个派对,让大家互相认识,向他们介绍每一个人的不同之处,让他们自己之间迸发出新火花,让他们来做志愿服务的理由多一个“见朋友”。

 

 

 

七、为志愿者和员工创建一个评估系统

 

万事皆可适当评估,你的志愿者怎么看待你的组织能力,怎么看待ta参与的项目本身?他们为什么来又为什么离开,留存率如何?哪个志愿者非常值得发展成长期志愿者,哪个志愿者和哪个员工配合的最好?这些问题都需要用定期的评估来回答。评估不能仅靠常规问卷,公益组织要学会更专业的访谈方式,包括焦点小组或者半开放访谈。评估的对象也不能只围绕志愿者,职工的看法也很重要,他们作为一线工作者更清楚每个志愿者的贡献水平,也可能更了解那些造成志愿者离开的原因。

 

参考资料

https://archives.joe.org/joe/2017august/tt7.php

https://nonprofithub.org/volunteer-management/tips-to-motivate-your-volunteers-and-keep-them-coming-back/

https://socialgoodconnect.org/volunteer-retention-tips/