文/Lynn

 

我们今天要介绍的是项目章程,这是一个操作很简单的工具,因为它就是一个需要项目官员去填写完整的表格。相比其他一些有步骤一二三的工具,大家最需要理解的是项目章程在整个公益项目管理中的意义。

 

定义和目的

 

项目章程是一份对项目进行高层面的描述和定义,并为其提供授权的文件,在商业领域应用较多。它需要用简明的格式说明一系列项目官员认为有必要在一个公益项目启动前先明确拍板的信息,篇幅一般在3-5页左右。

 

某种意义上说,项目章程很接近很多公益机构里已通过项目委员会审定的项目立项书,它有如一个指南针,可以为公益组织和项目官员指明方向。具体必要性体现在以下4个方面:

 

  • 正式授权启动一个项目所需要的资源;
  • 确保关键的项目利益相关方及捐赠人(无论是内部的还是外部的)在项目的各个核心要素上都已经达成了共识,以免项目在执行中途出现因各方理解偏差而造成的混乱;
  • 用文件形式记录对项目目标的共同承诺,以及成功完成项目所必要的资源/活动,方便和一些无意或者有意健忘的人打交道;
  • 通过公开项目章程的方式,公益组织可以和广大项目受众进行沟通,促进项目的透明度及公信力。

当然,有的时候出于这样或者那样的原因,有些公益项目团队倾向于不与更大范围的利益相关方分享项目的全部细节,比如某些信息确实是涉及到组织的敏感信息之类的。这种情况下,项目官员可以另外准备一个更加精简的项目章程版本,专门用来与公众分享。但不管怎么样,在项目正式启动前,你至少得保证核心利益相关方(或者换句话说,就是能左右项目推进效果的那些人)都了解所有的必要信息。

 

 

反之,如果没有项目章程文件,项目团队就可能会面临以下风险:

  • 项目管理团队可能会将大量时间、金钱、资源、人力及组织资本耗费在一个缺乏关键决策者支持的项目上;
  • 关键利益相关方不能就项目达成共识(包括范围、预算、进度、利益及风险),项目推进的过程中因为误解而导致合作崩盘;
  • 在项目官员需要获取资源时,因为“空口无凭”或者某个资源提供者突然不认账而遭到阻碍。

 

包含的内容

 

理论上,项目章程是在完成了充分的前期调研,并进入项目组建阶段时才能最终定稿的,因为章程里会涉及很多调研后才能得出的结论性内容。不过在实操中,项目官员也可以在调研阶段同步进行章程大纲的初步起草,免得到后期手忙脚乱。

 

不同项目的章程内容不尽相同,但通常包括以下要点:

  • 项目目的:包括关于项目要解决的需求的陈述。
  • 项目交付成果:陈述项目的范围,包括项目目标、成果以及主要的产出。
  • 高层面的项目预估:包括项目活动、项目进度、项目预算,以及一份完成项目所必需的角色和技能的初步清单。
  • 项目风险:识别项目可能面临的潜在问题/风险。
  • 项目容许度:即项目在交付成果、进度、成本及风险方面的可以承受的限度;
  • 项目变更控制:一个针对特殊情况的应对机制,解释在项目某些方面超出可以承受的范围时项目官员要如何对项目进行调整。

 

这其中,项目变更控制这一项是一定要体现出来的。设立项目章程并不是在签订生死契,它是一份“活的文件”,在必要的时候,组织管理层可以批准项目合理的重大变更(范围、预算、进度或其它),变更后的项目章程需要同步进行更新。

 

容许度的部分需要说明项目官员可以在不得到更高级别负责人的批准时做什么,内容具体可以表述为“项目官员对预算有10%范围内的容许度,对项目进度有5%范围内的容许度”等,而任何超过这些限定数字的情况就必须要向上进行申请并获得批复。

 

项目章程的最后一部分一般是审批签字用的,项目官员、项目发起人、秘书长、理事长等所有涉及到要授权的人都应该在章程上签字并注明批准日期。

 

 

项目章程 vs 项目建议书

 

可能有朋友看到这里会觉得项目章程很像是项目建议书。这里需要明确的是,项目章程不是项目建议书。尽管项目章程和项目建议书都是重要的项目文件,都是对项目的介绍说明,也的确会包含部分相同的内容类别(比如项目愿景),但它们是两种不同的文件,内容和目的都有差异:

 

 

  • 项目建议书是在项目初始阶段就要有的,项目章程则是在项目进入具体方案计划和实施阶段才会完成,也就是说只有在项目建议书被批准后,才需要建立项目章程;
  • 项目章程是一份授权文件,并会赋予项目官员具体管理项目的权力和范围。项目建议书不涉及到授权,它主要是为了说服利益相关方认可这个项目开展实施的必要性,如果人家都没认可,也就无从说怎么授权了;
  • 项目章程内容很简练,不需要展开太多细节,项目建议书则相反,需要充分说明各种必要的细节;
  • 尝试申请资金提交的是项目建议书,确定可以申请到资金后才需要写项目章程。

当然凡事也并无绝对,对于一些小型组织或者一些操作很简单的项目来说,未必需要同时制定项目建议书和项目章程(毕竟写这些还是很耗精力的)。在这种情况下,项目官员也是可以根据项目的情况统一选择一个适用场景更多的文件类型来做项目概述的。

 

参考资料:

PMD Pro2.0指南中文版

https://www.projectmanager.com/blog/project-charter

https://www.projectcubicle.com/project-proposal-vs-project-charter/

https://www.educba.com/project-proposal-vs-project-charter/