文/Lynn

 

 

当你已经有了一个大体上的公益项目思路,接下来要做的是什么?可不是立刻兴冲冲地动手开整,而是要开始下一轮的思考与讨论,也就是今天要讲的针对项目的“风险分析”(也叫风险评估,未来我们还会介绍针对公益组织自身运营的风险分析)。

 

“风险”即会对公益项目的目标产生影响的变量或不确定因素,风险分析自然就是用来分析这些变量对项目的影响程度,以及项目各个环节可能引发的后果的工具。和利益相关方分析一样,风险分析与其说是一种工具,倒不如说是一种意识,公益项目的性质特殊,责任重大,这就决定了项目官员必须随时考虑项目事与愿违的可能性并且加以预防。如果你只有在写项目建议书的时候才会为了应付资方而不得不编造几个风险因素,那等真的出事时就太晚了,等大家坐下来讨论完应该怎么救火,可能火都烧到你脚底下了。

 

一个相对完整的公益项目风险分析/评估流程有5个环节:

 

  • 识别风险
  • 风险分类
  • 评估风险影响及概率
  • 制定风险应对策略
  • 监测和控制风险

 

前两个环节最好在项目设计的最初阶段就开始进行,或者公益组织的项目官员们可以集思广益,整理出一个常见、通用的风险类别清单,方便每个项目官员在为不同项目进行类别识别的时候直接拉清单挨个对比,这会便捷得多。

 

PMD Pro2.0指南中文版里的一个例子

 

确定了一个项目都有什么潜在风险类型后,就要开始评估风险影响程度和发生的可能性,并根据结论提前设计预防性措施。

 

其中对影响程度和可能性的评估是整个风险分析过程里最重要的环节,因为它们会直接决定你的项目应该优先处理哪个问题,以及资源不足的情况下,哪些风险可以考虑“赌一把”,哪些风险则必须100%避免。

 

得出的陈述要尽量清晰具体,不要只写“xx环节有风险”之类的,而是要明确说明这个风险对项目的时间、预算、范围和质量到底有何影响,例如“当地6月-8月是雨季,暴雨可能会中断我们对xx设施的安装进度,导致项目交付延期xx天左右。”

 

顺便提示两点:第一,风险带来的后果不一定完全是负面的,它也有可能是正面的——这时候就不叫风险了,应该叫机遇,所以项目团队除了优先看到潜在的失败风险外,也要尝试去挖掘潜在的机会;第二,这个分析过程要尽量和利益相关者分析结合在一起,有些风险项目官员是想不到的,只有在地的合作伙伴或者项目所涉及的群体才会了解,所以项目官员千万别只靠自己的经验判断,那样很容易漏掉重要的风险因素。

 

 

分析的结果可以通过“风险评估矩阵”来呈现,矩阵的外观形式可以很多样,大多数时候用彩色表格就可以,只要确保它能呈现以下关键信息点就行:

 

  • 风险的具体类别
  • 风险出现的可能性
  • 一旦出现后对项目的影响程度
  • 预防措施

 

为了让分析结论一目了然,具体创建表格的时候,可以先将“可能性”和“影响程度”两个维度进行相同的顺序排列,这样就有了由“影响最小、最不可能发生”和“影响最大、最有可能发生”两个极端相对的矩阵。(至于最大和最小之间要分多少档就取决于项目自身情况了,建议最少也要分3档。)

 

把识别的风险填进矩阵后,项目官员就要根据组织要求、利益相关者需求、团队头脑风暴等信息,用不同颜色来标注项目对风险的容许度。一般为了醒目,刺眼的红色会用来代表“必须重视”,其他容许度的颜色向浅色递减即可。

 

要注意的是这个容许度必须是达成共识的,不然一些你自己觉得可以容许发生的风险却踩了受益群体的雷区,项目还能不能推进就很难说了。

 

 

知道有什么风险也知道哪些风险要进行优先处理了,下一步就是开始设计应对策略(特别是对那些超出容许度的风险因素)。

 

应对措施一般有这4种类型:

 

风险规避:就是直接避免去执行相关的项目环节,或者换一种不同的方式,例如某个原计划中的项目开展地风险太高,那就可以考虑先推迟项目在那个地区的工作。

 

风险转移:将项目某些方面的风险转移给另外一方(或者与其分担)——比如买保险,或者和资方、合作方协商更好的风险分担方式。

 

降低风险:这就是要增加一些措施来主动降低某一项潜在风险的概率。例如,一个项目考虑到会有物品失窃的风险,那就可以增加安全系统,或者有必要的时候也可以结合风险情况直接修正项目方案。

 

接受风险:如果经过评估觉得风险的概率和影响都在可以承受的范围内,你也可以选择不采取额外措施。例如前面说的下雨造成建筑工程延误这种情况,如果受益社区还不至于必须立刻用上这个建筑,你也能承担等待雨季过去的相关资源成本的话……那就再等等好了。

 

PMD Pro2.0指南中文版里的一个例子

 

加上了应对措施后,矩阵可以以普通列表的方式重新整理出来一个偏向于文字的版本,这主要是为了突出应对策略等细节的内容。

 

需要明确的是,一个公益项目的所有风险是不太可能全部被消除的,所以项目官员对公益项目进行风险管理的目的主要是要做到心里有数,能随时脑子里有预案,这样才能在风险发生时迅速做出判断。

 

最后要提醒大家,风险和利益方一样,也是会随着时间推移变化的,因此项目官员必须根据项目进度进行定期的风险分析和评估,这样才能确保你的矩阵和预案仍然与实际情况相符合,不然可就白费功夫了。

 

参考资料

https://financesonline.com/project-risk-assessment-guide-with-templates-examples/

https://www.pmi.org/learning/library/risk-assessments-developing-right-assessment-7266

PMD Pro2.0指南中文版